Specificeren is het eerste deel van het initiële- of tactische deel van het inkoopproces volgens van Weele.
Gedurende het specificeren worden alle criteria die aan de leverancier en haar goederen of diensten worden gesteld en de voorwaarden waaronder de goederen of diensten moeten worden ontwikkeld, geleverd en indien nodig worden onderhouden vastgelegd in de specificatie.
Tijdens het specificeren is het dan ook van belang het vervolg van het totale inkoopproces, de gewenste leverancier en de totale levenscyclus van de gewenste goederen of diensten in gedachte te nemen en alle relevante aspecten op objectieve- en niet discriminerende wijze in de specificatie op te nemen.
Specificeren kan op twee manieren plaatsvinden:
Rudink adviseert bij beide specificatiewijzen in ieder geval in de specificatie op te nemen:
Alle bovengenoemde aspecten hebben substantiële invloed op de keuze van de leverancier en de functionaliteit, de (kost-)prijs en de verkrijgbaarheid van de door haar te leveren goederen of diensten, de risico’s en de bijdrage aan de doelstellingen van uw organisatie. Specificeren is dus maatwerk en voor een optimale specificatie zijn kennis en begrip van alle relevante (medisch/technische) aspecten en hun effecten op het inkoopresultaat onontbeerlijk.
Heeft uw organisatie deze kennis niet dan loopt u het risico om bijvoorbeeld een uniek product te specificeren en een monopolistische leveranciersrelatie te creëren terwijl er op de markt van toeleveranciers ook goed bruikbare en veel goedkopere alternatieven verkrijgbaar zijn. Ook kan een gebrek aan kennis en begrip leiden tot onbeheersbaar veel of juist veel te weinig aanbiedingen.
Rudink onderscheidt zich doordat zij alle voor het specificeren benodigde analytische-, organisatorische- en proceskennis in huis heeft. Door deze kennis en haar sectoroverschrijdende ervaring is Rudink als geen ander in staat is om samen met uw (medisch/technische) professional(s) en uw business/resultaat verantwoordelijke(n) zich in te leven in nut en noodzaak van de behoefte. Daarnaast is zij in staat om de specificatie inhoudelijk te toetsen, belangen op te lijnen en precies die kritische succesfactoren en (contractuele-) voorwaarden te specificeren die leiden tot de keuze van die leverancier(s) en goederen of diensten die optimaal bijdragen aan de doelstellingen van uw organisatie.
Selecteren is het tweede deel van het initiële- of tactische deel van het inkoopproces volgens van Weele.
Alhoewel selecteren in het inkoopproces volgens van Weele als apart deelproces wordt weergegeven, wordt het verloop van het selectieproces volledig bepaald door de in de specificatie vastgelegde selectie- en gunningscriteria en de ontvangen offertes.
Het selecteren van een leverancier en de goederen of diensten kan als volgt plaatsvinden:
Voor al deze selectiemethodes gelden sectorspecifieke voorwaarden en procedures.
Aan het einde van het selectieproces is duidelijk of de gedurende het specificeren opgestelde selectie- en gunningscriteria daadwerkelijk hebben geleid tot de keuze van de juiste leverancier en de juiste goederen of diensten.
Mocht dit onverhoopt niet het geval zijn, ga dan terug naar het deelproces specificeren, pas de selectie- en/of gunningcriteria aan en doorloop opnieuw het selectieproces.
Alleen deze werkwijze leidt tot de keuze van die leverancier met die goederen of diensten die optimaal bijdragen aan de doelstellingen van uw organisatie.
Tot welke sector uw organisatie ook behoort, mede dankzij Rudinks ruime sectoroverschrijdende ervaring is zij als geen ander in staat precies die selectiemethode te kiezen die optimaal aansluit bij de behoefte en de doelstellingen van uw organisatie.
Contracteren is het derde deel van het initiële- of tactische deel van het inkoopproces volgens van Weele.
Indien alle (contractuele) voorwaarden waaronder de goederen of diensten moeten worden ontwikkeld, geleverd en indien nodig onderhouden al onderdeel uitmaakten van de specificatie en het selectieproces, zal het deelproces contracteren slechts bestaan uit het overnemen van enkele relevante gegevens uit de gegunde aanbieding en het door beide partijen ondertekenen van het contract.
Indien deze door Rudink geadviseerde werkwijze niet is gevolgd zal uw organisatie gedurende het deelproces contracteren alsnog al deze (contractuele) voorwaarden met de reeds geselecteerde leverancier overeen moeten zien te komen.
Als uw organisatie daarin slaagt kunt u het inkoopproces volgens van Weele vervolgen.
Mocht dit onverhoopt niet het geval zijn dan kunt u het beste teruggaan naar het deelproces specificeren, de (contractuele) voorwaarden waaronder de goederen of diensten moeten worden ontwikkeld, geleverd en/of onderhouden aanpassen en nogmaals het selectieproces doorlopen.
Alleen op deze wijze kunt u komen tot de keuze van die leverancier met die goederen of diensten die optimaal bijdragen aan de doelstellingen van uw organisatie.
Vanwege haar meer dan 20 jaar ervaring met contracteren kan Rudink u als geen ander ondersteunen bij het exploreren, het zoeken naar gemeenschappelijke belangen, het onderhandelen en het maken van die afspraken die optimaal aansluiten bij de behoefte en de doelstellingen van uw organisatie.
Dankzij de enorme ontwikkelingen op het gebied van de informatietechnologie komen er steeds meer inkoopsystemen op de markt die in staat zijn complete artikelbestanden in de vorm van catalogi aan uw (decentrale-) bestellers te presenteren.
Deze eigen elektronische catalogi kunnen dan na het doorlopen van het initiële- of tactische inkoopproces gevuld worden met door uw organisatie gecontracteerde voorkeur leveranciers en de door hen geleverde voorkeur assortimenten.Ook hebben sommige bestelsystemen de mogelijkheid om niet alleen door uw eigen organisatie beheerde catalogi maar ook bij de gecontracteerde leveranciers aanwezige en door hen (onder uw regie) beheerde zogenaamde “punch-out” catalogi in te zien.
Indien uw systeem op een dergelijke wijze ingerichte catalogi bevat kan iedere (decentrale-) besteller naar gelang zijn/haar autorisatiebevoegdheid goederen uit deze catalogi bestellen, de orderstatus bewaken en zo nodig de betaling vrijgeven zonder tussenkomst van andere medewerkers in uw organisatie.
Een dergelijk gebruik van elektronische catalogi heeft de volgende voordelen:
Gebruik van elektronische catalogi leidt daardoor tot een aanzienlijke administratieve lastenverlichting in het complete traject van bestelling tot en met betaling en door de hogere contractuitnutting kan men bovendien betere prijzen bedingen.
Door haar ruime ervaring met het gebruik van elektronische catalogi is Rudink als geen ander in staat u te adviseren over de vele mogelijkheden van elektronische catalogi, het beheer van assortimenten en het beheer van autorisaties. Daarnaast is Rudink uitstekend in staat om op basis van de realiseerbare besparingen een businesscase op te stellen en u te begeleiden bij de aanschaf en implementatie van een dergelijke nieuwe inkoopfunctionaliteit.
De inkoopfunctie bevat de verantwoordelijkheid en de inrichting van het inkoopproces.
De inkoopfunctie is volgens de waardeketen van Porter (1985) een ondersteunende activiteit gericht op het beschikbaar stellen van alle goederen en diensten noodzakelijk voor het in standhouden van de organisatie.
Het belang van de inkoopfunctie is afhankelijk van het inkoopaandeel in % van de totale omzet van de organisatie.
Zo is het belang van de inkoopfunctie bij een dienstverlener met een inkoopaandeel van 30% relatief klein terwijl in de industrie met een inkoopaandeel van vaak meer dan 50% het belang van de inkoopfunctie juist groot is.
Het belang van de inkoopfunctie kan worden bepaald met behulp van een DuPont analyse.
Met deze analyse kan het effect van inkoopbesparingen op het resultaat van uw organisatie worden bepaald.
Zo kan je aantonen dat bij een inkoopaandeel van 65% een inkoopbesparing van 1% leidt tot een resultaatverbetering van ruim 5%.
Ondanks het feit dat de inkoopfunctie volgens Porter dus slechts een ondersteunende functie is kan het belang voor uw organisatie groot zijn.
Het belang van de inkoopfunctie is bepalend voor de positionering en de inrichting van de inkoopfunctie.
Rudink onderscheidt zich door haar brede sectoroverschrijdende kennis en ervaring en is daarom als geen ander in staat om samen met u de inkoopfunctie optimaal te positoneren en op creatieve- en pragmatische wijze in te richten.
Contract management heeft raakvlakken met meerdere deelprocessen van het inkoopproces volgens van Weele.
Contract management kent vier deelactiviteiten:
De meeste organisaties besteden redelijk wat aandacht aan het opstellen en afsluiten van het contract. Wanneer het echter op bewaken en beheer van het contract aankomt, verzanden te veel organisaties in ingewikkelde- en niet werkende procedures zodat leveranciers de ruimte krijgen om niet te leveren conform de overeengekomen voorwaarden en dus ook niet langer zullen bijdragen aan de doelstellingen van uw organisatie.
Rudink onderscheidt zich door een gedurende vele jaren doorontwikkelde en beproefde pragmatische aanpak van contract management. Deze wijze van contract management leidt er toe dat de juiste contracten worden opgesteld en overeengekomen en leveranciers leveren conform de overeengekomen voorwaarden en dus wel blijven bijdragen aan de doelstellingen van uw organisatie.
Ook binnen uw organisatie wordt ongetwijfeld regelmatig de vraag gesteld of uw organisatie al haar activiteiten zelf moet uitvoeren, ofwel inbesteden, of mogelijk beter aan een derde (expert-) partij over kan laten, ofwel uitbesteden.
Bij de beantwoording van een dergelijke vraag is het belangrijk kennis te hebben van alle relevante operationele-, tactische- en strategische aspecten en risico’s die bij deze vraag een rol spelen. Ook is het belangrijk te weten op welke wijze al deze aspecten en risico’s het beste in de besluitvorming meegewogen kunnen worden.
Rudink kan uw organisatie bij een dergelijk vraagstuk als geen ander ondersteunen door;
Rudink zal u zodanig ondersteunen dat uw in-/uitbestedingsvraag leidt tot een verantwoorde- en daar waar mogelijk structurele- keuze, die maximaal bijdraagt aan de doelstellingen van uw organisatie.
Wat de keuze ook wordt, Rudink kan uw organisatie ook ondersteunen bij de implementatie van uw keuze ofwel het maken van goede werkafspraken, het ontwikkelen van pragmatische prestatie indicatoren en het vastleggen van alle afspraken in een deugdelijk prestatiecontract.